Što morate imati na web stranici za događaje

Savršena web stranica za događaj čini dvije stvari za vas: 1) Maksimizira broj registracija i 2) Pruža temeljite, ažurne informacije kako bi se ograničio broj pitanja i upita koje će vaš tim za događaj dobiti prije događaja.

Prvo ćemo raščlaniti 3 velike faze izgradnje i upravljanja web-mjestom događaja kojih biste trebali biti svjesni. Bilo da planirate interno izgraditi svoju web stranicu ili razmišljate o trećoj strani, poznavanje ovih razlika moglo bi vam uštedjeti ruku i nogu (i puno boli)!

Zatim ćemo opisati 5 ključnih elemenata koje vaša web stranica događaja treba da privuče veliku publiku uz izbjegavanje skupih pogrešaka.

Imajte na umu da ćemo u ovom članku naizmjenično koristiti web-mjesto događaja i registraciju događaja.

Osim ako niste dobro iskusan tim za događaje koji je napravio  mnoge  web stranice događaja, možda nećete uzeti u obzir sve što se nalazi na web stranici događaja.

Zapravo, ako razmišljate o agenciji za događaje treće strane za svoju web stranicu za događaje, trebali biste pročitati sitni ispis i potražiti određeni jezik koji definira njihovu ulogu kao  jednostavno izrada web stranice  ili  izrada web stranice i upravljanje njom. Razlika može biti noć i dan.

Razgovarajmo o 3 ključna aspekta koje treba imati na umu radi li se o web-mjestu/registraciji interno ili je predajete vanjskim izvršiteljima.

1. Registracija

Ovo je najočitiji dio bilo kojeg web-mjesta za događaje, a nažalost za mnoge planere događaja koji su novi na web stranicama, sve ono što smatraju. Nemojte me krivo shvatiti, izrada registracije je iznimno važna i zahtijeva najviše tehničkog znanja.

2. Kontinuirano upravljanje

Sljedeći dio je briga o gradilištu koje je izgrađeno.

Što to znači?

To znači nekoliko stvari, kao što su:

• Dodavanje informacija o sponzorstvu na web-stranicu dok se prijavite
• Upravljanje pitanjima sudionika jer će se ona neizbježno pojaviti
• Prikupljanje podataka o registraciji
• Ažuriranje stranica web-mjesta sadržajem kako ga dobijete, uključujući: rasporede, ponuđene odvojene sesije , opciju hrane, vrijeme/datum ili promjene lokacije i još mnogo toga
• Rješavanje problema s radnim vremenom/zastojima (vezano za poslužitelj ili aplikaciju, ako je primjenjivo)
• Zatvaranje registracije
• Slanje komunikacija prije događaja, a zatim i poslije

Sada zamislite da je vaša web stranica za događaj pokrenuta 9 mjeseci prije događaja. ILI  možda vaša organizacija napušta stranicu tijekom cijele godine kako bi pružila informacije i privukla veću publiku. Ovo bi moglo biti puno upravljanja i mnogo toga bi moglo biti ‘sezonsko’, s tim da većina posla dolazi dok vodite u događaj.

3. Navedite ažurirane mjerne podatke

Važno je pratiti broj registracija sudionika i sponzorstva. Bez obzira radi li se o vašem vlastitom timu koji upravlja web-stranicom ili trećoj strani, trebali biste imati redovite sastanke s većim timom za događaje (i internim dionicima) kako biste ih ažurirali o tome gdje se nalazite u smislu uspješnosti ciljevi i zadaci, koliki prihod prikupljate, preferencije hrane itd. – Sastanci bi trebali biti češći što se približavate događaju.

Informiranje vašeg tima o svim ovim informacijama sprječava iznenađenja i u konačnici će povećati ROI (i zadovoljstvo sudionika).

Sada kada smo razgovarali o važnim razmatranjima koja dovode do vašeg web-mjesta događaja, razgovarajmo o tome što vam je zapravo potrebno na web-mjestu!

Što je potrebno imati na web-stranici za događaje

1. Izgled jednostavan za korištenje

Ovo je prva točka jer ako vaša početna ili odredišna stranica nije jednostavna za korištenje, potencijalni klijenti će odskočiti unutar prvih nekoliko sekundi. 

2. Temeljit sadržaj

Web stranica događaja trebala bi sadržavati važne informacije o događaju, govornicima, hrani, lokaciji, vremenu, sjednicama i još mnogo toga. Ne samo da značajna količina sadržaja pomaže privlačenju potencijalnih klijenata, već će također ograničiti broj pitanja koja ćete dobiti!

3. Jednostavna registracija

Postoji osjetljiva ravnoteža između traženja previše i nedovoljno traženja. S jedne strane, želite prikupiti sve informacije koje su vam potrebne za planiranje najzahtjevnijeg i najučinkovitijeg mogućeg događaja (hrana, blok soba, zabava , sesije, itd.), ali u isto vrijeme ne želite da sudionici dobiju frustriran i odskočio od sesije registracije.

Vašem web-mjestu događaja apsolutno treba jednostavan put za registraciju koji korisnika ne zatrpava viškom pitanja – ovdje pažljivo razmotrite svoje mogućnosti.

4. Detalji o sponzorstvu

Tražite sponzore? Sponzorstva mogu napraviti ili prekinuti događaj.

Ponuda ovih paketa mora biti uvjerljiva, pogotovo ako nemate dugogodišnji događaj s jamstvom uspjeha.

Olakšajte sponzorima da vide prednosti vašeg događaja i mogućnosti koje imaju da budu dio vašeg događaja.

5. Mogućnosti kontakta

Jasno smo dali do znanja da će imati sjajnu web stranicu događaja ograničiti broj upita koje ćete dobiti, što je dobra stvar. No, neizbježno će postojati pitanja na koja vaša web stranica ne može odgovoriti  ili  prilike za vaš događaj ili organizaciju koju želite pozvati, kao što su partnerstva, registracije grupa, odnosi s javnošću itd.